Redmineを業務システムとして使う。

Redmineは普通タスク管理・PJ管理に使うツールですが、私は主に業務システム代わりに使ってます。

一人で会社を運営しているので、正直メモ帳でもなんでもよかったのですが、あえてRedmineを選択したのはこんな理由からです。

  • その案件に掛かった時間を記録したい(レポートが必要な案件もある)
  • 2、3箇所のお客さんならだいたい覚えてられたが、それを超えてるとすっかり詳細がわからなくなりがち
    (だいぶん時間がたってからの問い合わせとか、記憶が薄れてたりw)
  • ちゃんとログを取りたい、バックアップしたい
  • 案件(特に物販とか)の過去のデータを一覧的に確認したい
  • (会計ソフトでもわかるけど)売上とかをちゃんと確認したい
  • 契約書とか期限があるものなどの管理がしたい

という感じのニーズがあったからです。

エクセルでつければできなくもないのですが、複数のエクセルを開いては閉じ、閉じては開いてというのが好きではなかったので、カスタムフィールドを駆使して管理ツールを作ってます。

まぁ大したことはしていないのですがその一部を…

カスタムフィールドをこんな感じでたくさん用意して…

契約書の管理は1契約にチケットを1個切って対応。

チケットは、こんな感じで切っていて、契約時のコメントやら要点やらをまとめてます。

自動採番のプラグインを使って、契約管理番号を表現していて、この番号を契約書にメモって管理。

売上の集計は、こんな風なチケットを切って、集計してます。

集計はカスタムクエリで作っていて、計上月でサマるようにしてます。

明細に、どんな感じで販売したかを書いて、見積書を見返さなくてよいようにしてます。
明細に書いている表組は、Excelの表をWiki形式(textile/Markdown)に変換するjsフォームさんでエクセルで作成している見積書フォームからコピペして表組データを作りはりつけてます。
エクセルのアドオンでもあるのですが、アドオン入れるのがめんどくさく…。

月で折りたたむと一覧になるのでとても分かりやすい!と自画自賛(笑)
月・件数・売上・粗利と一発で見えます。

エクセルでも当然できるのですが、Redmineのほうが断然便利と思って使っています。
カスタマイズもそこまで難しくないので(チケットのワークフローとか作るとちょっと大変かも)
システムのバックアップさえしっかりとっておけば、エクセルより安心!
(DBと添付ファイルを取ればOK)

…と売上やらなんやらが入っているので、VPN越しじゃないとアクセスできないようにしてるわけです。